Kanban e agilezen per gestire il tuo tempo

Qualche email in più a cui rispondi, un paio di telefonate impreviste al giorno dove dai i dettagli di un prodotto o inizi un discorso di consulenza e dopo aver chiuso le telefonate … oddio il tempo al lavoro sta finendo, la tua giornata è passata e, per chiudere quella cosa importante che devi chiudere entro oggi, sfori i tuoi orari.

Quante volte succede che vuoi una telefonata o un altro “imprevisto” faccia spostare l’ago della bilancia più verso il busy time che verso il productive time? Chi fa il consulente sa bene quanto il tempo sia il bene più prezioso a sua disposizione. E sa bene che deve imparare a gestirsi e a ridurre al massimo le situazioni impreviste.

E così nei mesi scorsi ho approfondito il problema del tempo con libri, ebook, software e altro.

Ho iniziato a documentarmi con alcuni libri classici e non. Poi sono passato a “4 ore a settimana” di Timothy Ferris, i vari libri di R. Koch sulla legge di Pareto 80/20 e il testo di David Allen “Detto, Fatto”. Ho seguito anche il corso Wake up productive di Eben Pagan.
Ho trovato diversi spunti in tutti e 3 i volumi però sentivo che non mi davano ancora soddisfazione. Cioè tutti alla fine ti dicono le stesse cose che posso riassumere in:

  1. limita il più possibile le interruzioni;
  2. segna in una lista tutto quello che devi fare;
  3. fai una cosa per volta;
  4. prevedi delle zone “cuscinetto” nella tua giornata per garantire flessibilità ai tuoi task.

Tutte cose che ovviamente sapevo già prima di iniziare a leggere questi libri. Quindi, per carità, utili questi testi,  anzi, ti consiglio di leggerli. Però a me hanno dato qualche spunto interessante ma a un buon 80% di cose ci arrivi a capirle anche soltanto usando il buon senso.

Particolarmente sistematico e troppo complesso ho trovato il metodo di “Detto, fatto”. Forse adatto ad altre organizzazioni e altri sistemi, ma tenere tutte quelle cartelle, l’archivio, il progetto, il sottoprogetto, la lista dei documenti cartacei e altre n-mila cose mi sembrava troppo complesso davvero. E poi lo scorrere ogni volta lista per selezionare cosa fare l’ho trovato davvero di troppo. Così l’ho scartato subito dopo aver provato ad applicarlo.

Di Eben posso dire invece che alla fine torna a lavorare sulle motivazioni personali e torna sulla sfera sociale. C’è tanto contenuto nel suo corso ma lui dà a mio avviso per scontato che tu faccia soltanto il web marketer di infoproduct o gestisca business automatici dove non hai bisogno di relazioni con nessuno per tutto il giorno. E questo è possibile altrove, ma insomma.. un minimo di relazioni umane credo siano necessarie. Specialmente quando il tuo ufficio non è separato dalla tua abitazione.

Poi ho integrato con del software.

Per limitare le interruzioni ho usato un numero telefonico Skype collegato alla segreteria personalizzata con PowerGramo. Così ora ascolto i messaggi in segreteria un paio di volte al giorno e il tutto si concentra in poche decine di minuti. Questa è stata un’ottima soluzione, lo devo ammettere.

Per fare la to-do list ho usato e testato di tutto:

  • Google Task dentro GMail abbinato a Google Calendar: comodo e veloce per una gestione di cose personali ma poco interessante per fare resoconti a posteriori;
  • GQueues l’altro giocattolino a liste chiuse di Google anche questo senza statistiche significative
  • BaseCampCampFire;
  • TickSpot;
  • altri software e tool simili per la calendarizzazione dei task.

Per la gestione delle collaborazioni a distanza il miglior strumento ad oggi è un fogliettino di calcolo fatto con Google Docs, con l’invio delle notifiche immediate via email ad ogni cambiamento.

Ho provato anche tante altre piccole applicazioni per gestire meglio il tempo e la produttività. Ad esempio RescueTime e Workrave sono tool di certo interessanti per Windows, che anche se non guardo più (ma lascio attivi sul mio PC) consiglio comunque di provare a chi vuole gestire meglio il suo tempo.

Tutti i software testati fino a quel momento non mi davano comunque soddisfazione perché da una parte ti rimane sempre visibile tutta la lista dei task anche per i giorni successivi e poi, diciamola tutta, quando vedi il tempo trascorso e le cose fatte sei felice, ma quando sposti la tua attenzione al futuro e alle diverse cose da fare che ti aspettano nei giorni a venire un pizzico di agitazione rimane sempre.

Alla fine sono tornato alla carta.

Si, mi sono deciso a non usare tutti i software che stavo testando perché ho capito che perdevo più tempo a inserire e gestire i task con quei software che a farlo a mano con dei semplici post it. Così in maniera inconsapevole (continuando a leggere capirai perchè) ho usato una tecnica efficacissima fatta di 2 semplici cose:

  1. un file di testo con tutta la lista delle cose da fare.
  2. un blocco di post it.

Ogni sera, prima di chiudere l’ufficio, estrapoli dal file di testo al massimo 6 cose da fare per il giorno dopo, le scrivi su 6 post it separati e li metti sul tavolo, alla sinistra del tuo notebook. Il giorno dopo prendi un post it per volta e fai quello che c’è scritto. Quando hai finito sposti il post it a destra del notebook.

Se accadono degli imprevisti durante la giornata li scrivi in altri post it e indichi il tempo dedicato alla gestione di ogni imprevisto se va gestito il giorno stesso, altrimenti lo metti nel file di testo tra le altre cose da fare nei giorni successivi.

Il metodo post it per me è stato utilissimo perchè ci metti un secondo a gestire i task e non perdi tempo se la connessione internet o il tuo pc saltano, se il browser va in crash o se succedono altre situazioni non previste. A fine giornata butti via la piletta dei 6 post it messi uno sull’altro e la tua gestione del tempo è già fatta.

Ma non contento ho continuato a cercare.
Non contento ho continuato a cercare, chiedendomi perché una roba così semplice nessuno su internet l’aveva scritta o ci aveva pensato. Forse, mi dicevo, è troppo demenziale questo metodo. Così demenziale che  nessuno ci ha pensato a scriverci sopra o a farci un sistema. Eppure a me funzionava benissimo.

Ho continuato a cercare altri software e cercare altri libri. Così qualche settimana fa ho messo in ordine su Amazon un libriccino perchè il titolo mi aveva ispirato ad acquistarlo. Si chiama “Do it tomorrow“. 204 pagine, 15$ circa. Lettura piacevole, ho scoperto che sarà disponibile in lingua italiana soltanto tra qualche settimana (ho googlato e trovato questa informazione sul sito www.lafeltrinelli.it).

Sta di fatto che leggendo il libriccino ho scoperto che stavo facendo in maniera inconsapevole quello diceva l’autore. C’è qualche considerazione in più interessante come fare la not-to-do-list e altre particolarità. La lettura è piacevole, scorre bene, fa riflettere e ti da un metodo semplice.

Poi una di queste sere mentre cazzeggiavo in rete mi sono imbattuto in questa pagina con una serie di articoli sul time management in modalità personal kanban e sono rimasto piacevolmente sorpreso quando ho visto ancora i post it e la loro disposizione vicino al notebook.

Adesso ho scoperto grazie a quel post cosa sono i kanban giapponesi della lean production e che esiste agile zen per la gestione analoga ai miei “post it”. L’unico timore è che questo software è online. Il vantaggio invece è che ti fa le statistiche di produttività (che i post it cartacei non ti danno).

Quasi quasi sono tentato di provarlo… tu che dici ?

Comments

  1. Anche io come te lavoro a casa e la gestione del tempo e dei task è fondamentale per essere produttivi.
    Da poco sono tornato alla carta dopo aver fatto varie prove con software e tools online, nessuno dei quali ha realmente agevolato il mio lavoro. Oggi la mia produttività è buona grazie all’uso di blocco note e post it, magari un giorno troverò il tempo di programmarmi da solo un tool efficace per gestirmi il tempo :D

  2. Come ti capisco! :-)
    Anchio sono alla carta, abbiamo metodi simili… “To do list” su A4 diviso in “aree” per tipologie di attività (preventivi in alto, email e tel di solito a dx, varie in fondo.., ecc) mediamente contiene dai 40 ai 60 “to do” ! Vederlo cosi’ pieno è terrbilmente scoraggiante e improduttivo non so da dove cominciare, faccio piu’ cose alla volta, e il piu’ delle volte mi ci perdo del tutto…. :-)
    … cosi da qualche tempo ogni sera prendo un A4 bianco e scrivo solo alcune cose (5/6 al max) per il giorno dopo, risultato?

    l’impressione di riuscire spesso a fare tutto quello che andava fatto è impagabile! ;-)

  3. Ciao Giovanni e Nicola,

    mi fa molto piacere sapere che anche voi condividiate più o meno il mio stesso sistema, e che ciascuno lo abbia implementato a suo modo.

  4. Francesco,

    Thank you so much for the thoughtful post and the link. I hope that my continuing posts are helpful. I would very much like to see photos of how your kanban looks when you start using it.

    Thank you again,

    Jim

  5. Hi Jim, you’re welcome.

    I am following your blog from months and found your posts about time management very useful. And thanks to them I definitely decided to adopt agilezen.

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