Tools indispensabili per lo Zen consultant

Mi sono accorto che è da un pò di tempo che scrivo in questo blog più di web marketing e SEO e basta. Così questo post è il primo di una serie in cui parlerò anche di altro.

Oggi voglio riprendere un argomento a me caro, di cui ho già parlato mesi fa accennando alla gestione del tempo, alla difesa dallo stress tecnologico dell’information overload, passando per la riduzione dei propri feed RSS e iscrizioni alle newsletter.

Se devo essere sincero fino in fondo mi ha stimolato a scrivere questo post il tweet di Matt Cutts di qualche giorno fa che suggeriva di svuotare la inbox della propria casella Gmail taggando tutte le vecchie conversazioni con un’etichetta “2010”.

In effetti svuotare la casella di posta in arrivo è un buon punto di partenza per lavorare in modalità Zen, ma non è il solo e chi ha letto Zen to done di Leo Babauta lo sa bene.

Ci sono alcuni tools che ci possono aiutare a rendere più facile e meno stressante lo stare al PC per la nostra attività lavorativa giornaliera. Come al solito riporto qua solo cosa ho testato in prima persona, per cui puoi fidarti.

Il primo tool sono le applicazioni di Google, a partire da Google Apps. I documenti di Google docs, la gestione contatti di Google Contacts e il calendario di Google Calendar sono applicazioni comode che ti fanno risparmiare tempo, soprattutto se integrate con un dispositivo mobile.

Ti raccomando anche l’uso dei Google Alert per scovare dove si parla delle cose che ti riguardano o ti interessano senza perdere troppo tempo a googlare.

evernotePer la gestione di appunti, note, to-do, immagini e file PDF consiglio Evernote. Anche questa applicazione è disponibile sia in formato desktop che per tutte le piattaforme mobili come iPhone, Blackberry, Android che iPad.

La puoi usare anche come “aspirapolvere” per alcune cartelle del tuo hard disk dove hai accumulato diversi file con liste di task, appunti e immagini di vario tipo. Evernote aspirerà tutto nel suo database. Infine la gestione a taccuini e tag inoltre è molto comoda per distinguere elementi diversi, basta non taggare troppo :-).

Già la versione gratuita mette a disposizione molto spazio, anche se per la cifra annuale irrisoria consiglio di passare alla versione a pagamento che permette di gestire tutti i tipi di file e altre feature avanzate.

jingPer fare screenshot veloci con la possibilità di condividerli con altri c’è Jing di Techsmith, gli stessi che hanno prodotto Camtasia.

Ti fa anche aggiungere -prima della condivisione- frecce, riquadri e box di testo colorati. Lo uso spesso per coaching e spiegazioni con i clienti e colleghi. In sintesi: è un ottimo tool.

logo xmindLe mappe mentali non possono mancare nell’arsenale di un consulente Zen. Di tool di mind mapping ne ho provati tanti in passato. Poi ho scoperto XMind.

E’ un sistema completo, e usandolo scoprirai che fa più di semplici mappe mentali come ad es. i comodissimi diagrammi di Gantt.

Anche questa applicazione è disponibile in versione sia gratuita, che a pagamento (per attivare i Gantt devi pagare) e condividere online le tue mappe mentali con altri.

37signalE’ la suite per il business della 37 Signals composta da 4 applicazioni tutte in lingua inglese eccetto Basecamp, l’applicazione per gestire i progetti che è tradotta in italiano.

Le altre applicazioni della suite della 37 Signal sono:

  • Highrise per gestire contatti, casi e offerte commerciali (è fantastico e si integra bene con la posta elettronica);
  • Backpack per il journaling delle attività, calendari e scadenze di Basecamp, ma anche la creazione rapida di pagine web “di supporto”;
  • Campfire per room in realtime è l’unica app che uso meno, perché preferisco modalità di lavoro asincrone.

scribefireSe fai il copywriter di professione e gestisci diversi blog devi scrivere molti post allora ti segnalo ScribeFire.

E’ una estensione per i browser Firefox, Chrome e Safari che ti farà risparmiare molto tempo evitando in inutili login/logout da un blog all’altro. Ho scoperto e apprezzato questo tool grazie a un post di Matteo Aldamonte.

Passando al monitoraggio dei social networks tra i tool gratuiti segnalo TweetDeck e Seesmic. Per un’analisi passiva di cosa fanno i tuoi amici nei social network puoi usare anche NutshellMail che ti invia di tanto in tanto un bel riepilogo nella inbox.

sproutsocialSe invece la partecipazione ai social network è più attiva e vuoi gestire più profili diversi su Twitter, Facebook e Foursquare trovo molto utile Sprout Social. Inoltre, a differenza di HootSuite, è ben integrato con bit.ly e supporta anche la versione pro di questo URL shortener.

ipadUltimo strumento per lo Zen consultant (quasi) perfetto è un Apple iPad – perché è più dedicato alla lettura e consultazione di contenuti che alla loro produzione.

Relega tutte la attività di lettura e consultazione (email, feed RSS, social networks, PDF) all’uso di questo strumento.

Avrai così liberato tante finestre nel monitor del tuo PC e non sarai più distratto da tweet, aggiornamenti di stato, notifiche e controlli ossessivi dell’email.

Infine si sa, leggere prima di andare a letto è da sempre propedeutico per il sonno. Con un iPad è ancora meglio  :-).

Idee, consigli, suggerimenti ? Parliamone. Scrivi qui sotto cosa pensi.

Francesco
 

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