I tools per lo zen consultant su Apple

fantastical

Dalla scorsa estate sono passato a Mac, abbandonando il PC, che tengo attivo soltanto per un tool dedicato alla gestione di Facebook Ads. In questo post voglio aggiornare nell’ottica della mela i tools dello zen consultant descritti oltre un anno fa.

Molte delle applicazioni che indicherò qui sotto hanno versioni corrispondenti anche in iPhone e iPad quindi sia desktop che mobile e smartphone spesso sono coperti.

Gestire la posta elettronica

Per gestire la posta elettronica uso Sparrow. Sparrow accede a caselle email solo via IMAP, ed è disponibile sia via desktop che iPhone.

Sparrow offre un’interfaccia minimalista, ma completa, come piace a me. Per chi le usa, Sparrow gestisce anche le attività e integra i contatti con quelli della Rubrica di Mac. Infine se fai fare login su Facebook mostra le faccine come fa GMail dall’introduzione di Google+.

La caratteristica più importante di Sparrow è l’integrazione con Dropbox. In pratica gli allegati nei messaggi vengono uploadati in cartelle sotto la cartella public di Dropbox, con il vantaggio ulteriore che su GMail non occupi lo spazio.

Inoltre con Sparrow evito di tenere aperto un browser loggato su GMail posso usare quello stesso browser per fare altre cose (in media ho 4 browser aperti e loggati con account diversi: Firefox, Safari, Chrome, Chrome in modalità incognito).

Quando devo programmare l’invio di email a orari specifici, uso invece l’interfaccia web di GMail, grazie al plugin Boomerang.

Oltre allo scheduling dell’invio email è molto comodo per liberare la casella di posta elettronica da email poco importanti o significative. Basta indicare dopo quanto tempo (ore o giorni) mostrare di nuovo i messaggi che non ci interessano e Boomerang si prenderà cura di loro al posto nostro ripresentandoli nella inbox alle date e i giorni prestabiliti.

Calendari e software per to-do e checklist

Fantastical è il software calendario che preferisco. Il motivo ? E’ semplice: tu scrivi una frase di senso compiuto in lingua italiana con gli elementi dell’appuntamento e Fantastical compone il tutto al posto tuo. Inoltre si integra con iCal di Mac e con i calendari online di Google Calendar.

 

Per gestire to-do e similari ho testato diversi to-do software in passato, tra cui anche Evernote e Remember the Milk. Da un pò di tempo però ho scoperto Things: un tool semplice, dotato di un’interfaccia pulita e completa, senza orpelli né fronzoli inutili.

Ti permette di andare al punto subito, con un click. La versione beta inoltre salva tutto su un cloud e si sincronizza tra iPad, iPhone e Mac. Fantastica davvero.

Fare screenshots

Per fare screenshot al volo e conservarli in locale uso Little Snapper. Inoltre supporta anche Flickr e FTP quindi volendo puoi salvare gli screenshot privatamente in un tuo server .

Quando invece devi condividere Jing funziona bene anche su Mac, ma la TechSmith sembra che stia spingendo molto verso Snagit, un tool molto più potente di Jing.

Oltre a QuickTime, uso anche Camtasia , sempre della TechSmith, per fare registrazioni dal monitor e filmati.

Scrivere testi e prendere appunti

 Scrivener è un software molto interessante per scrivere contenuti, soprattutto quando sono molto strutturati e molto lunghi. Serve anche a tenere organizzare idee ancor prima di scrivere testi, organizzando il tutto da un punto di vista visuale in forma di cartelle e sottocartelle.

Molto ben strutturato ha caratteristiche avanzate per la compilazione  rapida dei documenti prodotti con Scriverer in formati diversi come ebook Kindle, ePub, PDF, RDF, Microsoft Word nelle diverse versioni, Open Office, LaTex, HTML.

Text Expander è un altro software che non può mancare nell’arsenale dello zen consultant perché permette di usare delle abbreviazioni per espandere in modo automatico del testo, in tutte le applicazioni che abbiamo a disposizione.

Offre un sistema di templating molto semplice ed intuitivo, potentissimo, che permette di risparmiare molti minuti al giorno. Anziché digitare ogni volta le stesse cose o fare copia e incolla da una finestra all’altra Text Expander espanderà al posto nostro le abbreviazioni e le sigle più comuni che abbiamo impostato in precedenza.

Evernote è e resta indispensabile per annotare qualsiasi tipo di informazione o grafico e renderla ricercabile. Per chi non lo sapesse, ogni informazione di ogni immagine caricata su Evernote viene analizzata in OCR.

 Mappe mentali e grafici

 Mind Manager resta insuperato. XMind è opensource e ottimo, ma la produttività aumenta a livello esponenziale con Mind Manager. Se devi fare mappe mentali, prototipi o schemi, Mind Manager è leader indiscusso anche su Mac.

Altro tool interessante per Mac è invece Omnigraffle. Ricorda abbastanza Microsoft Visio ma è un software in stile Apple e quindi meno complesso, zero fronzoli e tutta produttività. Quando devi fare grafici o schemi questo è il tool giusto per te.

 

RSS

Google Reader è molto comodo, ma anche in questo caso per usare il servizio dovevo occupare un browser e restare loggato. Pertanto ho cercato anche in questo caso un’applicazione nativa per Apple che accedesse a Google Reader e lo tenesse sincronizzato. Gruml è il software gratuito che lo fa alla perfezione.

Gestire file e operazioni comuni

Hazel è un modissimo tool a pagamento che raccomando a chiunque abbia a disposizione un Mac e che funziona più o meno come i filtri di posta elettronica di Apple Mail. In pratica imposti un filtro in base a determinate condizioni (es.: nome del file, estensione, presenza nel file system da una settimana, e simili) e dici ad Hazel che cosa deve fare (spostare i file in una specifica cartella e/o cancellarli). Ti permette in automatico di organizzare in modo più razionale i documenti che hai nel tuo hard disk.Uso Hazel per smistare in automatico i file scaricati dal web su cartelle diverse.

 

Launchbar è una utility, che una volta installata, mostra una semplice barra a scomparsa nella parte superiore del tuo Mac. Tutto qua.

Che cosa ha di tanto speciale questa barra ? Che si attiva con una combinazione di tasti a tua scelta (appena installata a me è andata in conflitto con Spotlight di Apple) e ti permette non solo virtualmente di fare tutto.

Apri file e cartelle, avvii programmi, imposti gli eventi sul calendario, vedi i contatti della rubrica con tutti i dettagli, ascolti musica. Se scrivi dei numeri anziché delle lettere Launchbar si comporterà da calcolatrice senza aprire altre app. E’ un’app molto comoda che ti risparmia moto tempo quando devi eseguire azioni di routine.

Commenti e suggerimenti

Hai mai provato questi software ? Li desideri commentare ? Oppure usi qualche software per velocizzare il tuo lavoro che non ho citato ? Scrivi qui sotto cosa pensi.

Tools indispensabili per lo Zen consultant

evernote

Mi sono accorto che è da un pò di tempo che scrivo in questo blog più di web marketing e SEO e basta. Così questo post è il primo di una serie in cui parlerò anche di altro.

Oggi voglio riprendere un argomento a me caro, di cui ho già parlato mesi fa accennando alla gestione del tempo, alla difesa dallo stress tecnologico dell’information overload, passando per la riduzione dei propri feed RSS e iscrizioni alle newsletter.

Se devo essere sincero fino in fondo mi ha stimolato a scrivere questo post il tweet di Matt Cutts di qualche giorno fa che suggeriva di svuotare la inbox della propria casella Gmail taggando tutte le vecchie conversazioni con un’etichetta “2010”.

In effetti svuotare la casella di posta in arrivo è un buon punto di partenza per lavorare in modalità Zen, ma non è il solo e chi ha letto Zen to done di Leo Babauta lo sa bene.

Ci sono alcuni tools che ci possono aiutare a rendere più facile e meno stressante lo stare al PC per la nostra attività lavorativa giornaliera. Come al solito riporto qua solo cosa ho testato in prima persona, per cui puoi fidarti.

Il primo tool sono le applicazioni di Google, a partire da Google Apps. I documenti di Google docs, la gestione contatti di Google Contacts e il calendario di Google Calendar sono applicazioni comode che ti fanno risparmiare tempo, soprattutto se integrate con un dispositivo mobile.

Ti raccomando anche l’uso dei Google Alert per scovare dove si parla delle cose che ti riguardano o ti interessano senza perdere troppo tempo a googlare.

evernotePer la gestione di appunti, note, to-do, immagini e file PDF consiglio Evernote. Anche questa applicazione è disponibile sia in formato desktop che per tutte le piattaforme mobili come iPhone, Blackberry, Android che iPad.

La puoi usare anche come “aspirapolvere” per alcune cartelle del tuo hard disk dove hai accumulato diversi file con liste di task, appunti e immagini di vario tipo. Evernote aspirerà tutto nel suo database. Infine la gestione a taccuini e tag inoltre è molto comoda per distinguere elementi diversi, basta non taggare troppo :-).

Già la versione gratuita mette a disposizione molto spazio, anche se per la cifra annuale irrisoria consiglio di passare alla versione a pagamento che permette di gestire tutti i tipi di file e altre feature avanzate.

jingPer fare screenshot veloci con la possibilità di condividerli con altri c’è Jing di Techsmith, gli stessi che hanno prodotto Camtasia.

Ti fa anche aggiungere -prima della condivisione- frecce, riquadri e box di testo colorati. Lo uso spesso per coaching e spiegazioni con i clienti e colleghi. In sintesi: è un ottimo tool.

logo xmindLe mappe mentali non possono mancare nell’arsenale di un consulente Zen. Di tool di mind mapping ne ho provati tanti in passato. Poi ho scoperto XMind.

E’ un sistema completo, e usandolo scoprirai che fa più di semplici mappe mentali come ad es. i comodissimi diagrammi di Gantt.

Anche questa applicazione è disponibile in versione sia gratuita, che a pagamento (per attivare i Gantt devi pagare) e condividere online le tue mappe mentali con altri.

37signalE’ la suite per il business della 37 Signals composta da 4 applicazioni tutte in lingua inglese eccetto Basecamp, l’applicazione per gestire i progetti che è tradotta in italiano.

Le altre applicazioni della suite della 37 Signal sono:

  • Highrise per gestire contatti, casi e offerte commerciali (è fantastico e si integra bene con la posta elettronica);
  • Backpack per il journaling delle attività, calendari e scadenze di Basecamp, ma anche la creazione rapida di pagine web “di supporto”;
  • Campfire per room in realtime è l’unica app che uso meno, perché preferisco modalità di lavoro asincrone.

scribefireSe fai il copywriter di professione e gestisci diversi blog devi scrivere molti post allora ti segnalo ScribeFire.

E’ una estensione per i browser Firefox, Chrome e Safari che ti farà risparmiare molto tempo evitando in inutili login/logout da un blog all’altro. Ho scoperto e apprezzato questo tool grazie a un post di Matteo Aldamonte.

Passando al monitoraggio dei social networks tra i tool gratuiti segnalo TweetDeck e Seesmic. Per un’analisi passiva di cosa fanno i tuoi amici nei social network puoi usare anche NutshellMail che ti invia di tanto in tanto un bel riepilogo nella inbox.

sproutsocialSe invece la partecipazione ai social network è più attiva e vuoi gestire più profili diversi su Twitter, Facebook e Foursquare trovo molto utile Sprout Social. Inoltre, a differenza di HootSuite, è ben integrato con bit.ly e supporta anche la versione pro di questo URL shortener.

ipadUltimo strumento per lo Zen consultant (quasi) perfetto è un Apple iPad – perché è più dedicato alla lettura e consultazione di contenuti che alla loro produzione.

Relega tutte la attività di lettura e consultazione (email, feed RSS, social networks, PDF) all’uso di questo strumento.

Avrai così liberato tante finestre nel monitor del tuo PC e non sarai più distratto da tweet, aggiornamenti di stato, notifiche e controlli ossessivi dell’email.

Infine si sa, leggere prima di andare a letto è da sempre propedeutico per il sonno. Con un iPad è ancora meglio  :-).

Idee, consigli, suggerimenti ? Parliamone. Scrivi qui sotto cosa pensi.

Guadagnare perdendo lavori

E’ possibile guadagnare perdendo lavori ?

In altre parole è possibile ottenere un profitto dalla perdita di lavori ?

So che la domanda è sottile e provocatoria. E potrebbe aver generato ilarità.

Insomma è possibile guadagnare perdendo lavori ? Certo che si.

E mi bastano 9 minuti  e mezzo per dimostrartelo in questo post.

Convido volentieri alcune esperienze della mia vita passata con te, augurandomi che siano di utilità per i tuoi prossimi progetti.

Ah.. prima di cominciare: in quest post userò progetto e lavoro come sinonimi (perché lavorare sul web, almeno per me, vuol dire realizzare progetti sul web).

Progetto Michelangelo

Il primo lavoro con cui, perdendolo, puoi guadagnare profitto è quel lavoro che ha obiettivi non definiti e prosegue come il “non-finito” di alcune opere di Michelangelo.

Riconosci abbastanza bene questo tipo di progetto perché spesso il potenziale cliente ti dirà che da progetto  vuole fare tutto e “faremo… vedremo… dipende da come va”.

Ad esempio sono previsti un catalogo o uno shop sul sito, abbinato magari a una newsletter oltre che ad un programma fedeltà.

Poi una chat di assistenza online sull’ecommerce.

Però c’è anche il fascino impiccione dei social come Facebook e Twitter da sfruttare come canali per veicolare traffico e idee.

Infine poiché un cliente di questo tuo potenziale cliente avrà sicuramente a disposizione un cellulare di ultima generazione come iPhone 4, che scherzi… ci vuole una bella app iPhone.

Ah dimenticavo: l’integrazione con FourSquare è fondamentale.

Come riconoscere questo tipo di progetto ?

Di solito il progetto anche se in fase avanzata non scende mai in dettaglio su questioni fondamentali quali: il budget da investire e la strategia operativa del progetto.

Come neutralizzare questo tipo di progetto ?

Nel modo più semplice di questo mondo: chiedendo al tuo cliente di scriverti per email (si hai letto bene: scriverti per email.Non è la stessa cosa che parlare al telefono o su Skype) tutto quello che ha in mente, budget e tempistiche comprese.

Se il tuo cliente o chi ha strutturato il progetto sa esattamente cosa vuole, quale direzione percorrere e quali obiettivi raggiungere, arriverà al punto in poche righe di email, in maniera chiara e ordinata.

E questo ti permetterà di valutare il progetto per quello che è nella sua globalità.

Se invece chi ha pensato il progetto ha le idee confuse, o poco chiare, non sarà in grado di mettere in forma scritta cosa vuole ottenere.

Una percentuale elevata dei potenziali clienti si ferma a questo step.

Passiamo alla seconda tipologia di progetto online…

Sequenza progetto logica senza

Hai capito di cosa sto parlando in questo titoletto ? No.

Ecco è la stessa sensazione che proverai imbattendoti nel secondo tipo di progetto.

Dal quale, non c’è bisogno che mi ripeta, puoi guadagnare standone ben lontano.

E’ quel tipo di progetto in cui il tuo cliente vuol fare tante cose e sono tutte importanti allo stesso modo (per lui, ma non per te).

E’ il caso ad es. di clienti che su incarichi di visibilità SEO e PPC,  chiedono di essere visibili ovunque in poco tempo.

Ad es. un tipico progetto di questo secondo tipo assegna le stesse priorità a:

  • essere primo su Google per una chiave secca;
  • passare da 50 a 1000 unici al giorno in poche settimane;
  • fare attività sui social network per finalità di brand;
  • investire in pubblicità pay per click usando le tecniche di Marketing a Risposta Diretta;
  • fare display advertising con video su YouTube.

Purtroppo si sa chi troppo vuole nulla stringe.

Come riconoscere questo tipo di incarico ?

Dal fatto che non c’è una sequenza logica di passi da compiere e manca un core di task principali con priorità maggiori rispetto agli altri.

Come neutralizzare questo tipo di progetto ?

Chiedi al tuo cliente se ha possibilità di investimento in tutti i canali che ha nominato.

Ad es. se chiede di essere presente in 5 canali tu chiedigli se ha possibilità di investire in maniera continuativa per 3, 6, 9, 12 mesi in tutti i canali per almeno XX.XXX (mila) euro al mese.

Se la risposta fosse evasiva, o fosse un no, già sai cosa fare :-)

Ah.. consiglio pratico e operativo: se il cliente fosse particolarmente agitato o sai che soffre di cuore prima fallo accomodare su una bella poltrona, e poi fagli la fatidica domanda (non si mai, potrebbe prendergli un colpo quando “realizza” la totalità del budget).

Il terzo tipo di progetto da evitare …

Progetto con “Harry Potter”

In questo terzo tipo di progetto lavorerai a contatto con il mago provetto di Hogwards, Harry Potter.

E il nostro Harry Potter è “un mago” nel vero senso del termine: è capace ed esperto.

Grazie alla bacchetta magica e un colpetto di “Lumos!” porta luce nel progetto e tanti risultati.

Harry Potter è un mago in tutti i sensi: ha già messo in passato (o mette tutt’ora) le mani in prima persona sul progetto.

Questo tipo di progetto da evitare è più difficile da individuare rispetto ai precedenti.

Ci devi aver fatto un pò l’occhio prima di riconoscerlo perché non è il progetto in sé da evitare, ma Harry Potter!

Immagina un Harry Potter che ha già fatto posizionamento “negli anni della speculazione delle dotcom” (1999-2002) e forse è  rimasto ancorato all’Internet di 10 anni fa.

Di solito per esperienza diretta questo tipo di cliente è ancora convinto che:

  • basti fare un paio di paginette SEO e caricarle di keyword affinché Google capisca tutto del loro sito;
  • il PageRank sia l’unico elemento di ranking;
  • basti pagare di più per salire più in alto negli annunci a pagamento.

Come riconoscere Harry Potter?

Molto spesso ti parlerà al passato. Userà verbi ed espressioni remote o imperfette (lui faceva, ha fatto, era, è stato).

Per tornare all’intervento di Antonio Borri di Zenzero della gtconference, sarà un cliente di tipo secondario.

Come neutralizzare Harry Potter ?

Se intercetti prima di iniziare la collaborazione questa tipologia di lavoro/cliente non prenderlo neanche in carico.

Adduci motivazioni reali pur di non trovarti incantato dai sortilegi di Harry Potter (come ad es. un pricing molto elevato che distolga il cliente dal voler stringere un accordo con te, oppure che sei saturo e non puoi seguirlo con tutte le attenzioni come vorresti).

Perché ogni volta che farai qualcosa di diverso da cosa lui si attende dovrai fare doppio lavoro: svolgere il lavoro effettivo e giustificare al cliente cosa hai fatto (con il rischio che sia convinto del tuo operato, o che ti faccia disfare il tuo lavoro e ricominciare daccapo con la sua strada, perché la ritiene più sicura dal suo punto di vista. E questo spesso vuol dire non raggiungere gli obiettivi ed entrare in un ginepraio intricatissimo).

E se ti accorgessi di avere a che fare con un Potter solo dopo aver iniziato il rapporto di lavoro ?

Allora usare l’email come mezzo preferenziale di comunicazione, così da documentare passo per passo tutte le attività svolte.

Se vedi che Potter ostacola il tuo operato in maniera continua o ti fa perdere tempo mollalo il prima possibile.

Non c’è cosa peggiore di una persona convinta delle sue idee e che non vuole cambiare le sue abitudini.

E’ un rapporto quasi mai facile da gestire. Quindi molla l’Harry Potter di turno e lascia che streghi qualche altro malcapitato.

Per te sarà comunque liberatorio e profittevole “perdere” un Harry Potter.

Progetto con hysteros

Non me ne voglia il pubblico gentil sesso che legge questo blog…

Hysteros in greco vuol dire utero e puoi intuire già dall’assonanza il motivo per cui un progetto di questo tipo non avrà successo.

A volte capita di incontrare alcuni hysteros (non fisiologicamente!).

Ti accorgi di questa tipologia perchè c’è una enorme ossessione nel raggiungere obiettivi o risultati, ma in maniera “insana”.

Molto tempo viene dedicato a minuzie, piccolezze.

C’è molta più attenzione alla forma che alla sostanza delle cose.

Non dico di trascurare la forma, anzi… forma, contenuto e persuasione sono sempre un tutt’uno.

Qualche esempio di eccesso di zelo e troppa attenzione alla forma?

  • correggere in un copy maiuscole e minuscole di parole che tu hai messo volutamente in maiuscolo per enfatizzare;
  • monitorare le chiavi AdWords al foto finish, minuto dopo minuto;
  • mettere un punto fermo al termine delle headline.

Come riconoscere un hysteros ?

I “sintomi” sono un eccesso di zelo e una maniacale cura per i particolari futili.

Come neutralizzare un hysteros ?

Mentre con Harry Potter a volte hai qualche speranza di spuntarla, con hysteros no.

In questi casi è bene troncare subito il rapporto perché il costo orario del consulente è di gran lunga superiore al costo orario dedicato a svolgere attività come quelle descritte poc’anzi. Attività che potresti demandare ad altri componenti del tuo  staff o altre figure professionali che collaborano con te.

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