Tra i temi cari a questo blog ce n’è un in particolare che ho già affrontato in passato, ovvero la gestione del tempo.

La gestione del tempo per i consulenti è un elemento vitale, perché alla fine il consulente vende il proprio tempo (e se sei un buon consulente hai sempre meno tempo).

Sulla gestione del tempo c’è molta letteratura, dai principi di Covey alla GTD. La GTD funziona molto bene se sei uno sviluppatore sofwtare, ma ad esempio in altri casi ritengo sia meno applicabile (anche se i principi sono buoni).

Di recente la gestione del tempo è stata sempre più rivista in luce con i social network. Molte altre risorse online più o meno ripetono le stesse cose. Insomma ci sono davvero poche visioni originali ma pratiche per essere attuate.

Tra queste si distingue “Chaos Planning“, Sean D’Souza. Come puoi intuire dal titolo questa risorsa si distingue da tutte le altre perché ti insegna a … pianificare il caos anzichè il tuo tempo.

Qualche email in più a cui rispondi, un paio di telefonate impreviste al giorno dove dai i dettagli di un prodotto o inizi un discorso di consulenza e dopo aver chiuso le telefonate … oddio il tempo al lavoro sta finendo, la tua giornata è passata e, per chiudere quella cosa importante che devi chiudere entro oggi, sfori i tuoi orari.

Quante volte succede che vuoi una telefonata o un altro “imprevisto” faccia spostare l’ago della bilancia più verso il busy time che verso il productive time? Chi fa il consulente sa bene quanto il tempo sia il bene più prezioso a sua disposizione. E sa bene che deve imparare a gestirsi e a ridurre al massimo le situazioni impreviste.

E così nei mesi scorsi ho approfondito il problema del tempo con libri, ebook, software e altro.

Ho iniziato a documentarmi con alcuni libri classici e non. Poi sono passato a “4 ore a settimana” di Timothy Ferris, i vari libri di R. Koch sulla legge di Pareto 80/20 e il testo di David Allen “Detto, Fatto”. Ho seguito anche il corso Wake up productive di Eben Pagan.
Ho trovato diversi spunti in tutti e 3 i volumi però sentivo che non mi davano ancora soddisfazione. Cioè tutti alla fine ti dicono le stesse cose che posso riassumere in:

1. limita il più possibile le interruzioni;
2. segna in una lista tutto quello che devi fare;
3. fai una cosa per volta;
4. prevedi delle zone “cuscinetto” nella tua giornata per garantire flessibilità ai tuoi task.

Tutte cose che ovviamente sapevo già prima di iniziare a leggere questi libri. Quindi, per carità, utili questi testi,  anzi, ti consiglio di leggerli. Però a me hanno dato qualche spunto interessante ma a un buon 80% di cose ci arrivi a capirle anche soltanto usando il buon senso.

Particolarmente sistematico e troppo complesso ho trovato il metodo di “Detto, fatto”. Forse adatto ad altre organizzazioni e altri sistemi, ma tenere tutte quelle cartelle, l’archivio, il progetto, il sottoprogetto, la lista dei documenti cartacei e altre n-mila cose mi sembrava troppo complesso davvero. E poi lo scorrere ogni volta lista per selezionare cosa fare l’ho trovato davvero di troppo. Così l’ho scartato subito dopo aver provato ad applicarlo.

Di Eben posso dire invece che alla fine torna a lavorare sulle motivazioni personali e torna sulla sfera sociale. C’è tanto contenuto nel suo corso ma lui dà a mio avviso per scontato che tu faccia soltanto il web marketer di infoproduct o gestisca business automatici dove non hai bisogno di relazioni con nessuno per tutto il giorno. E questo è possibile altrove, ma insomma.. un minimo di relazioni umane credo siano necessarie. Specialmente quando il tuo ufficio non è separato dalla tua abitazione.

Poi ho integrato con del software.

Per limitare le interruzioni ho usato un numero telefonico Skype collegato alla segreteria personalizzata con PowerGramo. Così ora ascolto i messaggi in segreteria un paio di volte al giorno e il tutto si concentra in poche decine di minuti. Questa è stata un’ottima soluzione, lo devo ammettere.

Per fare la to-do list ho usato e testato di tutto:

• Google Task dentro GMail abbinato a Google Calendar: comodo e veloce per una gestione di cose personali ma poco interessante per fare resoconti a posteriori;
• GQueues l’altro giocattolino a liste chiuse di Google anche questo senza statistiche significative
• BaseCamp e CampFire;
• TickSpot;
• altri software e tool simili per la calendarizzazione dei task.

Per la gestione delle collaborazioni a distanza il miglior strumento ad oggi è un fogliettino di calcolo fatto con Google Docs, con l’invio delle notifiche immediate via email ad ogni cambiamento.

Ho provato anche tante altre piccole applicazioni per gestire meglio il tempo e la produttività. Ad esempio RescueTime e Workrave sono tool di certo interessanti per Windows, che anche se non guardo più (ma lascio attivi sul mio PC) consiglio comunque di provare a chi vuole gestire meglio il suo tempo.

Tutti i software testati fino a quel momento non mi davano comunque soddisfazione perché da una parte ti rimane sempre visibile tutta la lista dei task anche per i giorni successivi e poi, diciamola tutta, quando vedi il tempo trascorso e le cose fatte sei felice, ma quando sposti la tua attenzione al futuro e alle diverse cose da fare che ti aspettano nei giorni a venire un pizzico di agitazione rimane sempre.

Alla fine sono tornato alla carta.

Si, mi sono deciso a non usare tutti i software che stavo testando perché ho capito che perdevo più tempo a inserire e gestire i task con quei software che a farlo a mano con dei semplici post it. Così in maniera inconsapevole (continuando a leggere capirai perchè) ho usato una tecnica efficacissima fatta di 2 semplici cose:

1. un file di testo con tutta la lista delle cose da fare.
2. un blocco di post it.

Ogni sera, prima di chiudere l’ufficio, estrapoli dal file di testo al massimo 6 cose da fare per il giorno dopo, le scrivi su 6 post it separati e li metti sul tavolo, alla sinistra del tuo notebook. Il giorno dopo prendi un post it per volta e fai quello che c’è scritto. Quando hai finito sposti il post it a destra del notebook.

Se accadono degli imprevisti durante la giornata li scrivi in altri post it e indichi il tempo dedicato alla gestione di ogni imprevisto se va gestito il giorno stesso, altrimenti lo metti nel file di testo tra le altre cose da fare nei giorni successivi.

Il metodo post it per me è stato utilissimo perchè ci metti un secondo a gestire i task e non perdi tempo se la connessione internet o il tuo pc saltano, se il browser va in crash o se succedono altre situazioni non previste. A fine giornata butti via la piletta dei 6 post it messi uno sull’altro e la tua gestione del tempo è già fatta.

Ma non contento ho continuato a cercare.
Non contento ho continuato a cercare, chiedendomi perché una roba così semplice nessuno su internet l’aveva scritta o ci aveva pensato. Forse, mi dicevo, è troppo demenziale questo metodo. Così demenziale che  nessuno ci ha pensato a scriverci sopra o a farci un sistema. Eppure a me funzionava benissimo.

Ho continuato a cercare altri software e cercare altri libri. Così qualche settimana fa ho messo in ordine su Amazon un libriccino perchè il titolo mi aveva ispirato ad acquistarlo. Si chiama “Do it tomorrow”. 204 pagine, 15$ circa. Lettura piacevole, ho scoperto che sarà disponibile in lingua italiana soltanto tra qualche settimana (ho googlato e trovato questa informazione sul sito www.lafeltrinelli.it) .

Sta di fatto che leggendo il libriccino ho scoperto che stavo facendo in maniera inconsapevole quello diceva l’autore. C’è qualche considerazione in più interessante come fare la not-to-do-list e altre particolarità. La lettura è piacevole, scorre bene, fa riflettere e ti da un metodo semplice.

Poi una di queste sere mentre cazzeggiavo in rete mi sono imbattuto in questa pagina con una serie di articoli sul time management in modalità personal kanban e sono rimasto piacevolmente sorpreso quando ho visto ancora i post it e la loro disposizione vicino al notebook.

Adesso ho scoperto grazie a quel post cosa sono i kanban giapponesi della lean production e che esiste agile zen per la gestione analoga ai miei “post it”. L’unico timore è che questo software è online. Il vantaggio invece è che ti fa le statistiche di produttività (che i post it cartacei non ti danno).

Quasi quasi sono tentato di provarlo… tu che dici ?

Ieri sono stato a pranzo a Verona. No, non sono impazzito a partire dalla Toscana alle 8 per fare pranzo davanti all’arena. No no… non sono affatto impazzito.

Già lo sapevo che cosa sarebbe successo. E quello che immaginavo è successo. Perchè mi aveva invitato Giulio e mi aveva anche detto che quello non sarebbe stato un pranzo “normale” ma qualcosa di davvero speciale.

Perchè speciali erano le persone che partecipavano… Ma da qui a ritrovarmi a pranzo a fianco dell’inaffondabile Giulio Marsala, Marco De Veglia e Nicola Fiabane … non me lo ero neanche lontanamente immaginato. Eravamo in 5, si c’era un’altra persona.. un mister X che però non voglio (o non posso?) nominare.

Le impressioni sulla giornata? Molto positive (a parte il Garmin che a un certo punto voleva per forza farmi entrare nella ZTL della città e la nebbia da paura al rientro).