Mi sono accorto che è da un pò di tempo che scrivo in questo blog più di web marketing e SEO e basta. Così questo post è il primo di una serie in cui parlerò anche di altro.

Oggi voglio riprendere un argomento a me caro, di cui ho già parlato mesi fa accennando alla gestione del tempo, alla difesa dallo stress tecnologico dell’information overload, passando per la riduzione dei propri feed RSS e iscrizioni alle newsletter.

Se devo essere sincero fino in fondo mi ha stimolato a scrivere questo post il tweet di Matt Cutts di qualche giorno fa che suggeriva di svuotare la inbox della propria casella Gmail taggando tutte le vecchie conversazioni con un’etichetta “2010″.

In effetti svuotare la casella di posta in arrivo è un buon punto di partenza per lavorare in modalità Zen, ma non è il solo e chi ha letto Zen to done di Leo Babuta lo sa bene.

Ci sono alcuni tools che ci possono aiutare a rendere più facile e meno stressante lo stare al PC per la nostra attività lavorativa giornaliera. Come al solito riporto qua solo cosa ho testato in prima persona, per cui puoi fidarti.

Il primo tool sono le applicaizoni di Google, a partire da Google Apps. I documenti di Google docs, la gestione contatti di Google Contacts e il calendario sono applicazioni comode che ti fanno risparmiare tempo, soprattutto se integrate con un dispositivo mobile.

Ti raccomando anche l’uso dei Google Alert per scovare dove si parla delle cose che ti riguardano o ti interessano senza perdere troppo tempo a googlare.

Per la gestione di appunti, note, to-do, immagini e file PDF consiglio Evernote. Anche questa applicazione è disponibile sia in formato desktop che per tutte le piattaforme mobili come iPhone, Blackberry, Android che iPad.

La puoi usare anche come “aspirapolvere” per alcune cartelle del tuo hard disk dove hai accumulato diversi file con liste di task, appunti e immagini di vario tipo. Evernote aspirerà tutto nel suo database. Infine la gestione a taccuini e tag inoltre è molto comoda per distinguere elementi diversi, basta non taggare troppo .

Già la versione gratuita mette a disposizione molto spazio, anche se per la cifra annuale irrisoria consiglio di passare alla versione a pagamento che permette di gestire tutti i tipi di file e altre feature avanzate.

Per fare screenshot veloci con la possibilità di condividerli con altri c’è Jing di Techsmith, gli stessi che hanno prodotto Camtasia.

Ti fa anche aggiungere -prima della condivisione- frecce, riquadri e box di testo colorati. Lo uso spesso per coaching e spiegazioni con i clienti e colleghi. In sintesi: è un ottimo tool.

Le mappe mentali non possono mancare nell’arsenale di un consulente Zen. Di tool di mind mapping ne ho provati tanti in passato. Poi ho scoperto XMind.

E’ un sistema completo, e usandolo scoprirai che fa più di semplici mappe mentali come ad es. i comodissimi diagrammi di Gantt.

Anche questa applicazione è disponibile in versione sia gratuita, che a pagamento (per attivare i Gantt devi pagare) e condividere online le tue mappe mentali con altri.

E’ la suite per il business della 37 Signals composta da 4 applicazioni tutte in lingua inglese eccetto Basecamp, l’applicazione per gestire i progetti che è tradotta in italiano.

Le altre applicazioni della suite della 37 Signal sono:

• Highrise per gestire contatti, casi e offerte commerciali (è fantastico e si integra bene con la posta elettronica);
• Backpack per il journaling delle attività, calendari e scadenze di Basecamp, ma anche la creazione rapida di pagine web “di supporto”;
• Campfire per room in realtime è l’unica app che uso meno, perché preferisco modalità di lavoro asincrone.

Se fai il copywriter di professione e gestisci diversi blog devi scrivere molti post allora ti segnalo ScribeFire.

E’ una estensione per i browser Firefox, Chrome e Safari che ti farà risparmiare molto tempo evitando in inutili login/logout da un blog all’altro. Ho scoperto e apprezzato questo tool grazie a un post di Matteo Aldamonte.

Passando al monitoraggio dei social networks tra i tool gratuiti segnalo TweetDeck e Seesmic. Per un’analisi passiva di cosa fanno i tuoi amici nei social network puoi usare anche NutshellMail che ti invia di tanto in tanto un bel riepilogo nella inbox.

Se invece la partecipazione ai social network è più attiva e vuoi gestire più profili diversi su Twitter, Facebook e Foursquare trovo molto utile Sprout Social. Inoltre, a differenza di HootSuite, è ben integrato con bit.ly e supporta anche la versione pro di questo URL shortener.

Ultimo strumento per lo Zen consultant (quasi) perfetto è un Apple iPad – perché è più dedicato alla lettura e consultazione di contenuti che alla loro produzione.

Relega tutte la attività di lettura e consultazione (email, feed RSS, social networks, PDF) all’uso di questo strumento.

Avrai così liberato tante finestre nel monitor del tuo PC e non sarai più distratto da tweet, aggiornamenti di stato, notifiche e controlli ossessivi dell’email.

Infine si sa, leggere prima di andare a letto è da sempre propedeutico per il sonno. Con un iPad è ancora meglio  :-).

Idee, consigli, suggerimenti ? Parliamone. Scrivi qui sotto cosa pensi.

E’ possibile guadagnare perdendo lavori ?

In altre parole è possibile ottenere un profitto dalla perdita di lavori ?

So che la domanda è sottile e provocatoria. E potrebbe aver generato ilarità.

Insomma è possibile guadagnare perdendo lavori ? Certo che si.

E mi bastano 9 minuti  e mezzo per dimostrartelo in questo post.

Convido volentieri alcune esperienze della mia vita passata con te, augurandomi che siano di utilità per i tuoi prossimi progetti.

Ah.. prima di cominciare: in quest post userò progetto e lavoro come sinonimi (perché lavorare sul web, almeno per me, vuol dire realizzare progetti sul web).

Progetto Michelangelo

Il primo lavoro con cui, perdendolo, puoi guadagnare profitto è quel lavoro che ha obiettivi non definiti e prosegue come il “non-finito” di alcune opere di Michelangelo.

Riconosci abbastanza bene questo tipo di progetto perché spesso il potenziale cliente ti dirà che da progetto  vuole fare tutto e “faremo… vedremo… dipende da come va”.

Ad esempio sono previsti un catalogo o uno shop sul sito, abbinato magari a una newsletter oltre che ad un programma fedeltà.

Poi una chat di assistenza online sull’ecommerce.

Però c’è anche il fascino impiccione dei social come Facebook e Twitter da sfruttare come canali per veicolare traffico e idee.

Infine poiché un cliente di questo tuo potenziale cliente avrà sicuramente a disposizione un cellulare di ultima generazione come iPhone 4, che scherzi… ci vuole una bella app iPhone.

Ah dimenticavo: l’integrazione con FourSquare è fondamentale.

Come riconoscere questo tipo di progetto ?

Di solito il progetto anche se in fase avanzata non scende mai in dettaglio su questioni fondamentali quali: il budget da investire e la strategia operativa del progetto.

Come neutralizzare questo tipo di progetto ?

Nel modo più semplice di questo mondo: chiedendo al tuo cliente di scriverti per email (si hai letto bene: scriverti per email.Non è la stessa cosa che parlare al telefono o su Skype) tutto quello che ha in mente, budget e tempistiche comprese.

Se il tuo cliente o chi ha strutturato il progetto sa esattamente cosa vuole, quale direzione percorrere e quali obiettivi raggiungere, arriverà al punto in poche righe di email, in maniera chiara e ordinata.

E questo ti permetterà di valutare il progetto per quello che è nella sua globalità.

Se invece chi ha pensato il progetto ha le idee confuse, o poco chiare, non sarà in grado di mettere in forma scritta cosa vuole ottenere.

Una percentuale elevata dei potenziali clienti si ferma a questo step.

Passiamo alla seconda tipologia di progetto online…

Sequenza progetto logica senza

Hai capito di cosa sto parlando in questo titoletto ? No.

Ecco è la stessa sensazione che proverai imbattendoti nel secondo tipo di progetto.

Dal quale, non c’è bisogno che mi ripeta, puoi guadagnare standone ben lontano.

E’ quel tipo di progetto in cui il tuo cliente vuol fare tante cose e sono tutte importanti allo stesso modo (per lui, ma non per te).

E’ il caso ad es. di clienti che su incarichi di visibilità SEO e PPC,  chiedono di essere visibili ovunque in poco tempo.

Ad es. un tipico progetto di questo secondo tipo assegna le stesse priorità a:

• essere primo su Google per una chiave secca;
• passare da 50 a 1000 unici al giorno in poche settimane;
• fare attività sui social network per finalità di brand;
• investire in pubblicità pay per click usando le tecniche di Marketing a Risposta Diretta;
• fare display advertising con video su YouTube.

Purtroppo si sa chi troppo vuole nulla stringe.

Come riconoscere questo tipo di incarico ?

Dal fatto che non c’è una sequenza logica di passi da compiere e manca un core di task principali con priorità maggiori rispetto agli altri.

Come neutralizzare questo tipo di progetto ?

Chiedi al tuo cliente se ha possibilità di investimento in tutti i canali che ha nominato.

Ad es. se chiede di essere presente in 5 canali tu chiedigli se ha possibilità di investire in maniera continuativa per 3, 6, 9, 12 mesi in tutti i canali per almeno XX.XXX (mila) euro al mese.

Se la risposta fosse evasiva, o fosse un no, già sai cosa fare

Ah.. consiglio pratico e operativo: se il cliente fosse particolarmente agitato o sai che soffre di cuore prima fallo accomodare su una bella poltrona, e poi fagli la fatidica domanda (non si mai, potrebbe prendergli un colpo quando “realizza” la totalità del budget).

Il terzo tipo di progetto da evitare …

Progetto con “Harry Potter”

In questo terzo tipo di progetto lavorerai a contatto con il mago provetto di Hogwards, Harry Potter.

E il nostro Harry Potter è “un mago” nel vero senso del termine: è capace ed esperto.

Grazie alla bacchetta magica e un colpetto di “Lumos!” porta luce nel progetto e tanti risultati.

Harry Potter è un mago in tutti i sensi: ha già messo in passato (o mette tutt’ora) le mani in prima persona sul progetto.

Questo tipo di progetto da evitare è più difficile da individuare rispetto ai precedenti.

Ci devi aver fatto un pò l’occhio prima di riconoscerlo perché non è il progetto in sé da evitare, ma Harry Potter!

Immagina un Harry Potter che ha già fatto posizionamento “negli anni della speculazione delle dotcom” (1999-2002) e forse è  rimasto ancorato all’Internet di 10 anni fa.

Di solito per esperienza diretta questo tipo di cliente è ancora convinto che:

• basti fare un paio di paginette SEO e caricarle di keyword affinché Google capisca tutto del loro sito;
• il PageRank sia l’unico elemento di ranking;
• basti pagare di più per salire più in alto negli annunci a pagamento.

Come riconoscere Harry Potter?

Molto spesso ti parlerà al passato. Userà verbi ed espressioni remote o imperfette (lui faceva, ha fatto, era, è stato).

Per tornare all’intervento di Antonio Borri di Zenzero della gtconference, sarà un cliente di tipo secondario.

Come neutralizzare Harry Potter ?

Se intercetti prima di iniziare la collaborazione questa tipologia di lavoro/cliente non prenderlo neanche in carico.

Adduci motivazioni reali pur di non trovarti incantato dai sortilegi di Harry Potter (come ad es. un pricing molto elevato che distolga il cliente dal voler stringere un accordo con te, oppure che sei saturo e non puoi seguirlo con tutte le attenzioni come vorresti).

Perché ogni volta che farai qualcosa di diverso da cosa lui si attende dovrai fare doppio lavoro: svolgere il lavoro effettivo e giustificare al cliente cosa hai fatto (con il rischio che sia convinto del tuo operato, o che ti faccia disfare il tuo lavoro e ricominciare daccapo con la sua strada, perché la ritiene più sicura dal suo punto di vista. E questo spesso vuol dire non raggiungere gli obiettivi ed entrare in un ginepraio intricatissimo).

E se ti accorgessi di avere a che fare con un Potter solo dopo aver iniziato il rapporto di lavoro ?

Allora usare l’email come mezzo preferenziale di comunicazione, così da documentare passo per passo tutte le attività svolte.

Se vedi che Potter ostacola il tuo operato in maniera continua o ti fa perdere tempo mollalo il prima possibile.

Non c’è cosa peggiore di una persona convinta delle sue idee e che non vuole cambiare le sue abitudini.

E’ un rapporto quasi mai facile da gestire. Quindi molla l’Harry Potter di turno e lascia che streghi qualche altro malcapitato.

Per te sarà comunque liberatorio e profittevole “perdere” un Harry Potter.

Progetto con hysteros

Non me ne voglia il pubblico gentil sesso che legge questo blog…

Hysteros in greco vuol dire utero e puoi intuire già dall’assonanza il motivo per cui un progetto di questo tipo non avrà successo.

A volte capita di incontrare alcuni hysteros (non fisiologicamente!).

Ti accorgi di questa tipologia perchè c’è una enorme ossessione nel raggiungere obiettivi o risultati, ma in maniera “insana”.

Molto tempo viene dedicato a minuzie, piccolezze.

C’è molta più attenzione alla forma che alla sostanza delle cose.

Non dico di trascurare la forma, anzi… forma, contenuto e persuasione sono sempre un tutt’uno.

Qualche esempio di eccesso di zelo e troppa attenzione alla forma?

• correggere in un copy maiuscole e minuscole di parole che tu hai messo volutamente in maiuscolo per enfatizzare;
• monitorare le chiavi AdWords al foto finish, minuto dopo minuto;
• mettere un punto fermo al termine delle headline.

Come riconoscere un hysteros ?

I “sintomi” sono un eccesso di zelo e una maniacale cura per i particolari futili.

Come neutralizzare un hysteros ?

Mentre con Harry Potter a volte hai qualche speranza di spuntarla, con hysteros no.

In questi casi è bene troncare subito il rapporto perché il costo orario del consulente è di gran lunga superiore al costo orario dedicato a svolgere attività come quelle descritte poc’anzi. Attività che potresti demandare ad altri componenti del tuo  staff o altre figure professionali che collaborano con te.

Tra i temi cari a questo blog ce n’è un in particolare che ho già affrontato in passato, ovvero la gestione del tempo.

La gestione del tempo per i consulenti è un elemento vitale, perché alla fine il consulente vende il proprio tempo (e se sei un buon consulente hai sempre meno tempo).

Sulla gestione del tempo c’è molta letteratura, dai principi di Covey alla GTD. La GTD funziona molto bene se sei uno sviluppatore sofwtare, ma ad esempio in altri casi ritengo sia meno applicabile (anche se i principi sono buoni).

Di recente la gestione del tempo è stata sempre più rivista in luce con i social network. Molte altre risorse online più o meno ripetono le stesse cose. Insomma ci sono davvero poche visioni originali ma pratiche per essere attuate.

Tra queste si distingue “Chaos Planning“, Sean D’Souza. Come puoi intuire dal titolo questa risorsa si distingue da tutte le altre perché ti insegna a … pianificare il caos anzichè il tuo tempo.

Qualche email in più a cui rispondi, un paio di telefonate impreviste al giorno dove dai i dettagli di un prodotto o inizi un discorso di consulenza e dopo aver chiuso le telefonate … oddio il tempo al lavoro sta finendo, la tua giornata è passata e, per chiudere quella cosa importante che devi chiudere entro oggi, sfori i tuoi orari.

Quante volte succede che vuoi una telefonata o un altro “imprevisto” faccia spostare l’ago della bilancia più verso il busy time che verso il productive time? Chi fa il consulente sa bene quanto il tempo sia il bene più prezioso a sua disposizione. E sa bene che deve imparare a gestirsi e a ridurre al massimo le situazioni impreviste.

E così nei mesi scorsi ho approfondito il problema del tempo con libri, ebook, software e altro.

Ho iniziato a documentarmi con alcuni libri classici e non. Poi sono passato a “4 ore a settimana” di Timothy Ferris, i vari libri di R. Koch sulla legge di Pareto 80/20 e il testo di David Allen “Detto, Fatto”. Ho seguito anche il corso Wake up productive di Eben Pagan.
Ho trovato diversi spunti in tutti e 3 i volumi però sentivo che non mi davano ancora soddisfazione. Cioè tutti alla fine ti dicono le stesse cose che posso riassumere in:

1. limita il più possibile le interruzioni;
2. segna in una lista tutto quello che devi fare;
3. fai una cosa per volta;
4. prevedi delle zone “cuscinetto” nella tua giornata per garantire flessibilità ai tuoi task.

Tutte cose che ovviamente sapevo già prima di iniziare a leggere questi libri. Quindi, per carità, utili questi testi,  anzi, ti consiglio di leggerli. Però a me hanno dato qualche spunto interessante ma a un buon 80% di cose ci arrivi a capirle anche soltanto usando il buon senso.

Particolarmente sistematico e troppo complesso ho trovato il metodo di “Detto, fatto”. Forse adatto ad altre organizzazioni e altri sistemi, ma tenere tutte quelle cartelle, l’archivio, il progetto, il sottoprogetto, la lista dei documenti cartacei e altre n-mila cose mi sembrava troppo complesso davvero. E poi lo scorrere ogni volta lista per selezionare cosa fare l’ho trovato davvero di troppo. Così l’ho scartato subito dopo aver provato ad applicarlo.

Di Eben posso dire invece che alla fine torna a lavorare sulle motivazioni personali e torna sulla sfera sociale. C’è tanto contenuto nel suo corso ma lui dà a mio avviso per scontato che tu faccia soltanto il web marketer di infoproduct o gestisca business automatici dove non hai bisogno di relazioni con nessuno per tutto il giorno. E questo è possibile altrove, ma insomma.. un minimo di relazioni umane credo siano necessarie. Specialmente quando il tuo ufficio non è separato dalla tua abitazione.

Poi ho integrato con del software.

Per limitare le interruzioni ho usato un numero telefonico Skype collegato alla segreteria personalizzata con PowerGramo. Così ora ascolto i messaggi in segreteria un paio di volte al giorno e il tutto si concentra in poche decine di minuti. Questa è stata un’ottima soluzione, lo devo ammettere.

Per fare la to-do list ho usato e testato di tutto:

• Google Task dentro GMail abbinato a Google Calendar: comodo e veloce per una gestione di cose personali ma poco interessante per fare resoconti a posteriori;
• GQueues l’altro giocattolino a liste chiuse di Google anche questo senza statistiche significative
• BaseCamp e CampFire;
• TickSpot;
• altri software e tool simili per la calendarizzazione dei task.

Per la gestione delle collaborazioni a distanza il miglior strumento ad oggi è un fogliettino di calcolo fatto con Google Docs, con l’invio delle notifiche immediate via email ad ogni cambiamento.

Ho provato anche tante altre piccole applicazioni per gestire meglio il tempo e la produttività. Ad esempio RescueTime e Workrave sono tool di certo interessanti per Windows, che anche se non guardo più (ma lascio attivi sul mio PC) consiglio comunque di provare a chi vuole gestire meglio il suo tempo.

Tutti i software testati fino a quel momento non mi davano comunque soddisfazione perché da una parte ti rimane sempre visibile tutta la lista dei task anche per i giorni successivi e poi, diciamola tutta, quando vedi il tempo trascorso e le cose fatte sei felice, ma quando sposti la tua attenzione al futuro e alle diverse cose da fare che ti aspettano nei giorni a venire un pizzico di agitazione rimane sempre.

Alla fine sono tornato alla carta.

Si, mi sono deciso a non usare tutti i software che stavo testando perché ho capito che perdevo più tempo a inserire e gestire i task con quei software che a farlo a mano con dei semplici post it. Così in maniera inconsapevole (continuando a leggere capirai perchè) ho usato una tecnica efficacissima fatta di 2 semplici cose:

1. un file di testo con tutta la lista delle cose da fare.
2. un blocco di post it.

Ogni sera, prima di chiudere l’ufficio, estrapoli dal file di testo al massimo 6 cose da fare per il giorno dopo, le scrivi su 6 post it separati e li metti sul tavolo, alla sinistra del tuo notebook. Il giorno dopo prendi un post it per volta e fai quello che c’è scritto. Quando hai finito sposti il post it a destra del notebook.

Se accadono degli imprevisti durante la giornata li scrivi in altri post it e indichi il tempo dedicato alla gestione di ogni imprevisto se va gestito il giorno stesso, altrimenti lo metti nel file di testo tra le altre cose da fare nei giorni successivi.

Il metodo post it per me è stato utilissimo perchè ci metti un secondo a gestire i task e non perdi tempo se la connessione internet o il tuo pc saltano, se il browser va in crash o se succedono altre situazioni non previste. A fine giornata butti via la piletta dei 6 post it messi uno sull’altro e la tua gestione del tempo è già fatta.

Ma non contento ho continuato a cercare.
Non contento ho continuato a cercare, chiedendomi perché una roba così semplice nessuno su internet l’aveva scritta o ci aveva pensato. Forse, mi dicevo, è troppo demenziale questo metodo. Così demenziale che  nessuno ci ha pensato a scriverci sopra o a farci un sistema. Eppure a me funzionava benissimo.

Ho continuato a cercare altri software e cercare altri libri. Così qualche settimana fa ho messo in ordine su Amazon un libriccino perchè il titolo mi aveva ispirato ad acquistarlo. Si chiama “Do it tomorrow“. 204 pagine, 15$ circa. Lettura piacevole, ho scoperto che sarà disponibile in lingua italiana soltanto tra qualche settimana (ho googlato e trovato questa informazione sul sito www.lafeltrinelli.it).

Sta di fatto che leggendo il libriccino ho scoperto che stavo facendo in maniera inconsapevole quello diceva l’autore. C’è qualche considerazione in più interessante come fare la not-to-do-list e altre particolarità. La lettura è piacevole, scorre bene, fa riflettere e ti da un metodo semplice.

Poi una di queste sere mentre cazzeggiavo in rete mi sono imbattuto in questa pagina con una serie di articoli sul time management in modalità personal kanban e sono rimasto piacevolmente sorpreso quando ho visto ancora i post it e la loro disposizione vicino al notebook.

Adesso ho scoperto grazie a quel post cosa sono i kanban giapponesi della lean production e che esiste agile zen per la gestione analoga ai miei “post it”. L’unico timore è che questo software è online. Il vantaggio invece è che ti fa le statistiche di produttività (che i post it cartacei non ti danno).

Quasi quasi sono tentato di provarlo… tu che dici ?

Ieri sono stato a pranzo a Verona. No, non sono impazzito a partire dalla Toscana alle 8 per fare pranzo davanti all’arena. No no… non sono affatto impazzito.

Già lo sapevo che cosa sarebbe successo. E quello che immaginavo è successo. Perchè mi aveva invitato Giulio e mi aveva anche detto che quello non sarebbe stato un pranzo “normale” ma qualcosa di davvero speciale.

Perchè speciali erano le persone che partecipavano… Ma da qui a ritrovarmi a pranzo a fianco dell’inaffondabile Giulio Marsala, Marco De Veglia e Nicola Fiabane … non me lo ero neanche lontanamente immaginato. Eravamo in 5, si c’era un’altra persona.. un mister X che però non voglio (o non posso?) nominare.

Le impressioni sulla giornata? Molto positive (a parte il Garmin che a un certo punto voleva per forza farmi entrare nella ZTL della città e la nebbia da paura al rientro).