In questo blog è da un pò di tempo che non riprendo un tema importante. Il tema del tempo.

Ne ho già parlato in diverse occasioni e in particolare riguardo a:

• il  tempo dei consulenti nel lontano 2008;
• il tempo nei social network;
• la metodologia kanban;
• il time management a rovescio (ovvero la gestione del caos che ho ripreso per l’occasione ieri in un paio di tweet a @massara).

Ero arrivato sulla scia di Leo Babuta a definire anche le strategie e gli strumenti per lo zen consultant.

Rileggevo qualche ora fa No B.S. Time management for entrepeneurs di Dan Kennedy, che descrive alcuni vampiri del tempo, così ho deciso di scrivere questo post.

Il vampiro del tempo

Sei nel mezzo di terminare una cosa importante, quando ti senti chiedere se  ”Hai un minuto?.

Oppure “Ho solo una domanda veloce, puoi aiutarmi ?”.

Dietro a questa semplice e innocua domanda si nasconde un vampiro. Il vampiro del tempo. Del tuo tempo.

La domanda è veloce, quindi sei tentato da rispondere. E poi ti ha detto che si tratta solo di un minuto. Cosa vuoi che sia ?

Ora dice Dan Kennedy, già il fatto che il vampiro ti chieda se hai del tempo vuol dire che il tuo tempo è meno importante di quello del vampiro che chiede la tua attenzione.

Una cosa è certa: il vampiro non sa può sapere cosa stai facendo. Non sa che stai facendo una cosa di estrema  importanza.

Il vampiro del meeting

Per Dan Kennedy Il vampiro del meeting è un vampiro del tempo comune e molto diffuso tra le  aziende.

E’ un modo per nascondere il fare e prendere responsabilità, tra pause caffè e tempo di business reso improduttivo.

Una media piuttosto datata (la 1° edizione di Dan Kennedy dovrebbe essere del 2004)  indicava in 20-40 circa ore al mese per meeting con una media per 1,7 ore al giorno per i manager e gli executive.

Aggiugiamo che spesso i meeting durano più di 2 ore.

Dice Dan Kennedy: c’è internet, ci sono le email e altri modi per comunicare. Se proprio devi andare a un meeting chiediti “Ha proprio senso che ci vada? C’è un altro modo per raggiungere lo stesso obiettivo?”.

E se invece lo devi organizzare ecco una serie di suggerimenti utili per non perdere tempo:

1. organizza il meeting subito prima di pranzo, o a fine giornata così da arginare i vampiri del tempo e obbligarli a fare le loro cose prima senza disturbarti;
2. non offrire bevande rinfrescanti;
3. diffondi l’ordine del giorno in anticipo;
4. comunica in modo chiaro, sempre in anticipo, l’obiettivo del meeting.

Il vampiro del trivial pursuit

Il terzo vampiro per Dan Kennedy gioca a Trivial Pursuit, perché non sa distinguere tra le cose importanti e non importanti.

Ti interromperà per chiederti e dirti di tutto, perché non è organizzato.

In altre parole non ha una lista di priorità da rispettare.

Il vampiro della soap opera

L’ultimo esemplare di vampiro è più difficile da gestire degli altri perché assorbe non solo il tempo ma anche le tue energie vitali ed emozionali.

Succede infatti che alcune persone vivono ogni cosa al punto che si fanno prendere da una crisi e  trasformano un sassolino in una montagna.

Questo è il vampiro strappalacrime della soap opera.

Tieni presente che spesso il vampiro della soap opera non vuole soluzioni ai suoi problemi, ma solo una spalla dove appoggiarsi…. e morderti sul collo quando meno te lo aspetti.

Come ogni vampiro che si rispetti anche il vampiro della soap opera succhia le tue energie, ma a differenza dei precedenti tipi di vampiri, questo succhia anche le tue energie emozionali.

Come neutralizzarlo ? In due modi. Il 1° più radicale è tenere il vampiro alla larga da te. Oppure lo mordi sul collo anche tu raccontandogli una storia triste e noiosa così da deprimere ancora di più il suo stato d’animo .

Ti ha morso qualche vampiro ?

Parliamone o discutiamone qui sotto

Delle troppe fonti e dei duplicati avevo già scritto diversi mesi fa e avevo al momento suggerito un filtro RSS manuale.

Da un pò stavo pensando di usare Yahoo! Pipes e devo dire che questo articolo è stato pubblicato in modo proprio tempestivo per le mie necessità.

Infatti negli ultimi tempi sto monitorando sempre più informazioni non solo relative alla SEO e al web marketing ma anche ad altri argomenti come ad esempio:

• la data fatidica del 21 dicembre 2012
• le energie rinnovabili e i pannelli solari
• altre informazioni dal mondo del wellness.

Cosa è Yahoo! Pipes

Yahoo! Pipes è un tool online messo a disposizione da Yahoo! per gestire flussi di informazioni provenienti da diverse sorgenti del web.

In particolare puoi prendere tante fonti RSS diverse per le chiavi di ricerca che ti interessano, aggregarle insoeme, filtrarle togliendo le informazioni duplicate, e solo a questo punto passare il tutto al tuo lettore RSS.

Filtra le informazioni con Yahoo! Pipes in 14 mosse

Dalle diverse sorgenti per gli argomenti che ti interessano cerca di ottenere un link a feed RSS.

Quindi apri il tuo Yahoo! Pipes e crea una nuova pipe.

Apri “Sources” e trascina il componente Fetch Feed.

Clicca sul più (+) e aggiungi tutte le fonti che intendi monitorare.

Apri quindi “Deprecated” e trascina il componente Content Analysis.

Collega il componente Fetch Feed con il componente Content Analysis.

Poi apri “Operators” e trascina l’operatore Unique.

Collega il componente Content Analysis con il componente Unique.

Aspetta che si aggiorni quindi in Unique seleziona la proprietà item.y:content_analysis.

Ancora da “Operators” seleziona l’operatore Sort.

Collega l’operatore Sort al precedente. Seleziona quindi item.pubDate come criterio di ordinamento.

Collega il componente Sort all’output della tua pipe.

Salva la pipe con Save poi eseguila cliccando sul link “Run pipe” posizionato nella parte alta dell’applicazione.

A questo punto seleziona Get as RSS e incollalo nel tuo RSS reader preferito.

Buon filtro a tutti!

Sono uscito qualche ora fa per prendere la posta dalla cassetta postale e ho trovato:

• una fattura telefonica;
• l’estratto conto della carta di credito;
• il volantino del supermercato con offerte da brivido;
• una cartolina promozionale dei notebook della DELL;
• una promozione di telefonia mobile (per la società di mia madre);
• una charity letter con un piccolo rosario come bonus;
• 2 volantini di pubblicità locale.

(foto credits bettybl)

Ancora Pareto ?

Quindi facendo un pò di conti… su 8 cose recapitate, 2 son utili, 6 no. Sarà ossessione ma la legge di Pareto funziona anche offline su una cosa banale come prendere la posta in cassetta.

Ora può succedere che la legge di Pareto  “si sbilanci” e il rapporto da 80/20 si passi a 99/1 (ma la legge rimane sempre valida).

Se hai seguito i post che ho scritto da qualche mese saprai già che questo era particolarmente vero nel mio caso per gli RSS e, facendo un pò di selezione naturale, oggi dedico forse 10 minuti al massimo alla lettura degli RSS.

La regola è semplice, diretta ed efficace.

Tieni solo alle “cose” vitali

Ha ragione il Tagliaerbe in questo articolo odierno a dire che il titolo è tutto. Perché l’informazione è tanta, troppa, così tanta e così troppa che devi per forza fare selezione altrimenti leggi tutto il giorno senza produrre nulla. E un buon titolo è il punto di partenza per attirare l’attenzione di chi legge.

Ma riprendendo i task giornalieri ho scoperto che stavo dedicando un pò troppo tempo alla posta elettronica. E tutto questo nonostante:

• l’ottimo antispam di Google Mail;
• i circa 200 filtri automatici per la posta in entrata e in uscita;
• l’archiviazione automatica dei messaggi meno interessanti (ad esempio le notifiche di Facebook così non vedendole in arrivo non ti distrai) ;
• l’uso di account diversi per dividere i contatti personali dagli alri e le priorità.

In realtà tutti gli account finiscono ancora oggi in un mega-account da cui controllo tutto e dove i filtri smistavano già bene le cose. Ma tutto questo non bastava e Pareto funziona anche con le email.

In passato seguivo anche molte mailing list o newsletter. Veloce come Beep beep di Roadrunner non perdevo nessuna email. Leggevo anche quelle che sembravano insignificanti e dedicavo anche del tempo a leggere le pagine linkate.

Allora ho deciso di fare un altro dei miei test…

Ecco il mio banalissimo test

Ho contato giorno per giorno le email ricevute. Sorvolo sui numeri, che è meglio! Ti basti sapere che ho scoperto che l’80% della posta ricevuta proveniva da:

• mailing list SVN relative a modifiche di codice sorgente di progetti OpenSource a cui ero iscritto qualche anno fa;
• molte newsletter di marketing, SEO e simili
• alcuni messaggi pubblicitari di grandi network italiani.

Mi faceva fatica anche soltanto guardare questo materiale (già archiviato e filtrato), selezionarlo e cliccare sul pulsante “Elimina”.

Così ho iniziato una massiccia campagna di disiscrizione dalle newsletter e dai servizi italiani, alcuni dei quali anche noti, ragionando su questi parametri:

1. Molte newsletter ti ripropongono articoli dai loro siti o blog. Quasi tutte permettono la lettura via RSS quindi perché leggere 2 volte le stesse cose? Via. Ho eliminato le iscrizioni;
2. Siti minori, blog di settore e atri siti più o meno amatoriali fanno la stessa. Anche in questo caso ho cancellato l’iscrizione.

Ho rimosso poi le iscrizioni a diversi siti di bravi marketer americani dove mi ero registrato un pò per curiosità e un pò per studiare il loro email marketing. Anche in questo terzo mi sono cancellato da una ventina di newsletter.

Ora la mia casella di posta elettronica è più pulita e la gestione delle email è migliorata molto.

Un consiglio per gestire al meglio la tua posta ?

Scegli non più di 3 newsletter o mailing list per le quali mostri interesse reale. So che 3 è un numero basso, ma è sempre meglio di 2 o di 1. Quindi ponitelo come obiettivo da raggiungere in qualche settimana.

All’inizio potresti avere l’imbarazzo della scelta (di cancellarti). Parti da quello che già conosci. Se un argomento è acquisito eliminalo. Ad esempio mi sono cancellato da quasi tutte le liste che parlando di tag HTML e di SEO.

Ti potresti sentire legato, anche “affettivamente”,  a qualcosa che conosci e pensare di perderti qualcosa dal momento che ci stai rinunciando. In realtà rendi solo la tua casella di posta elettronica più slim e ottimizzi il tuo tempo.

P.S.: noto ora tra le mie fonti RSS che un altro SEO ha scelto di eliminare la sua posta. Magari leggi anche il suo articolo.

Nel forum di Alessandro Sportelli sto seguendo con molto interesse questa discussione sulle fonti RSS di qualità in tema di web marketing da mettere e seguire nel proprio reader e metto qui di seguito alcune riflessioni personali.

Ecco gli argomenti che seguo

I blog e le fonti che seguo riguardano:

• Posizionamento SEO per tutti i motori, Google in maniera particolare;
• Pay per Click e specificamente Google AdWords;
• “Mondo Google”, cioè le applicazioni e i rumors sui progetti di Google;
• Copywriting;
• Web marketing;
• Email Marketing;
• Lead Generation;
• Entrepreneurs;
• Formazione online.

Avevo già scritto una piccola nota su Facebook indicando un elenco ristretto di 50 fonti qusi indispensabili.

Ho seguito fino a 450 feed diversi

Gt bookmark già era operativo e stava per essere lanciato di lì a poco come servizio GT. Ma tra interessi personali e professionali ero arrivato a collezionare e leggere giornalmente oltre ai 400 feed. Buona parte del mio tempo era quindi impiegato a leggere i feed (per fortuna non tutti scrivevano con frequenza quotidiana).

Poi ho scoperto che erano riportate parecchie notizie duplicate e così ho iniziato a eliminare un blog al giorno quanto trovavo fonti simili.

Ho ridotto di oltre il 50% i miei feed senza perdere nulla

Adesso ho feed iniziali a circa la metà. Sebbene non sia ancora arrivato ai livelli del Tagliaerbe (che segue soltanto 25 feed) posso ritenermi soddisfatto perché

1. il numero totale dei miei feed è molto ridotto;
2. ho tolto molti feed duplicati e risparmio molto tempo nella lettura;
3. ho aggiunto anche altri feed dinamici da Google Alert e Twitter per chiavi specifiche.

Concludendo, eliminare 1 blog al giorno dal mio Google Reader ha dato risultati interessanti. E tu quanti feed segui ? E quanto tempo dedichi al giorno a leggere i feed ?

Nel medioevo si dedicavano 8 ore al sonno, 8 ore al lavoro e 8 ore all’ozio. Oggi non è così, la vita è più frenetica, veloce, rapida al punto che molto spesso le ore di sonno si riducono a 6 ore a notte e le ore dell’ozio possono trasformarsi in altrettante ore di lavoro.

Non sto descrivendo un mondo fantascientifico, ma il mondo dei consulenti freelance. Eccone una rappresentazione realistica fatta da Davide Pozzi e un’altra qui fatta da esperto seo.

Il problema del tempo di postare nel proprio blog già lo affrontava Davide Tagliaerbe Pozzi anche in questo questo post oltre un anno fa e indicava alcuni suggerimenti utili. In quest’altro post sempre il Tagliaerbe parlava dell’orario migliore per postare.

Più recentemente Nicola Fiabane è tornato a parlare del costo del tempo di un consulente nonchè del tempo necessario per postare sul blog e ha parlato in questo post della tecnica del mantra.

Sul blog di Nicola avevo già letto un paio di post sull’ottimizzazione del tempo di un consulente fino ai “livelli estremi” come ad esempio  qui dove Nicola ci informa di aver tolto il numero di telefono dal blog perchè non voleva perdere tempo al telefono in quanto riceveva troppe richieste di consulenza rivelatesi molto spesso richieste di consigli gratuiti.

Tornando al titolo di questo post, il problema è sempre quello: il tempo. E allora mi ritorna in mente la distinzione basilare tra la comunicazione sincrona e asincrona.

La strada sincrona è quella ad esempio fatta al telefono che tiene occupati contemporaneamente 2 interlocutori  e occupa il loro tempo. Presuppone una interazione in sequenza tra le due parti, quindi metà tempo per interlocutore (50% / 50%) se la comunicazione è equilibrata ma può essere anche sbilanciata (80% / 20%) nel caso in cui un interlocutore parli di più e l’altro ascolti di più parlando di meno.

La seconda invece è la strada asincrona: è quella che preferisco perchè dilata a dismisura il tempo sia il mio (di consulente) che quello del mio cliente che non si sente obbligato a “stare al telefono” per tutto il tempo necessario della consulenza.